Hilversumsche Golf Club

Procedure voor het aanvragen van het lidmaatschap

Inleiding

De Hilversumsche Golf Club mag zich verheugen in een grote belangstelling voor het lidmaatschap. Jaarlijks ontvangt de club méér aanvragen dan het aantal plaatsen dat beschikbaar komt. Alle aanvragen worden zorgvuldig gewogen, maar er moet een selectie worden toegepast. Het in behandeling nemen van een aanvraag impliceert dan ook geen enkele toezegging dat de aanvraag voor honorering in aanmerking zal kunnen komen. Er is uitdrukkelijk geen sprake van een wachtlijst.

Met ingang van 2021 is de procedure voor het aanvragen van het lidmaatschap van de Hilversumsche Golf Club verder geautomatiseerd. Aanvragen en bijbehorende documenten alsmede de door referenten in te vullen vragenformulieren kunnen uitsluitend elektronisch worden ingediend. Hieronder zal de procedure in detail worden besproken.

Stappen

De procedure bestaat uit de volgende stappen:

1. Gegadigden voor het lidmaatschap sturen een email naar secretariaat@hilversumschegolfclub.nl met in de onderwerpregel de tekst “Aanvraag lidmaatschap”.

2. Zij ontvangen dan van het Secretariaat per email een link naar het aanvraagdocument, dat zich in een beveiligde omgeving bevindt. Dit bestaat uit

(i) het aanvraagformulier dat volledig dient te worden ingevuld, inclusief het uploaden van een (pas)foto en vermelding van de gegevens van vijf leden die bereid zijn als referent voor de aanvrager op te treden; en

(ii) ruimte voor een motivatiebrief.

Mocht de link niet worden ontvangen, controleer dan vooral uw spambox!

Na volledige invulling van beide onderdelen dient het aanvraagdocument door gebruikmaking van de daartoe bestemde knop digitaal te worden verzonden.

3. Na ontvangst controleert het Secretariaat of de opgegeven referenten als zodanig kwalificeren (zie hieronder). Als dat niet het geval is ontvangt de aanvrager daarover bericht met het verzoek één of meer andere referenten op te geven. Indien de referenten kwalificeren, ontvangen zij rechtsreeks van het Secretariaat per email een link naar het referentenvragenformulier. Dit dient, zo spoedig mogelijk, door iedere referent zo compleet mogelijk te worden ingevuld en vervolgens door middel van de daartoe bestemde knop digitaal te worden verzonden.

4. Na ontvangst van alle referentenvragenformulieren ontvangt de aanvrager bericht dat de aanvraag compleet is. Aanvragen die op 1 juli niet compleet zijn worden niet in behandeling genomen!

5. Het Bestuur beoordeelt jaarlijks alle ontvangen aanvragen. Aanvragers kunnen gedurende het jaar worden uitgenodigd voor een geheel vrijblijvend kennismakingsgesprek. Het Bestuur kan nadere informatie inwinnen bij referenten en andere leden. Vervolgens maakt het Bestuur aan het eind van het jaar een selectie uit het gehele bestand van aanvragen, mede aan de hand van het aantal beschikbare plaatsen binnen de numerus fixus dat voor invulling in aanmerking komt. Alle aanvragers krijgen bericht. Over de gemaakte selectie wordt niet gecorrespondeerd. 

6. Aanvragen die niet zijn gehonoreerd komen daarmee automatisch te vervallen. Het staat aanvragers vrij in een volgend jaar opnieuw een aanvraag in te dienen. 

Inschrijfperiode

Aanvragen kunnen worden ingediend na openstelling van het systeem tot en met 30 juni. Aanvragen die bij het verstrijken van de inschrijfperiode niet compleet zijn worden ter zijde gelegd.

Motivatiebrief

Hierin kan de aanvrager toelichten waarom hij of zij lid wil worden van de Hilversumsche Golf Club. Daarin kan onder meer worden vermeld welke banden er bestaan of bestaan hebben tussen de aanvrager of zijn of haar familie met de Club of haar leden. Daarnaast kan andere informatie worden verstrekt die naar de mening van de aanvrager relevant kan zijn voor de beoordeling van de aanvraag en die niet reeds in het aanvraagformulier aan de orde komt, zoals bijzondere activiteiten of ervaring binnen de golfsport of op bestuurlijk of vrijwilligersterrein, nadere informatie over gezinssituatie, opleiding, functie en werkzame leven of over wat de aanvrager naar zijn of haar mening zou kunnen bijdragen aan de Hilversumsche Golf Club.

Referenten

De aanvrager dient vijf referenten op te geven. Ingevolge het huishoudelijk reglement dienen de hoofdreferent en de mede-referenten tenminste vijf jaar stemgerechtigd lid te zijn van de Hilversumsche Golf Club om als referent te kunnen optreden. De hoofdreferent wordt geacht bereid te zijn om bij toelating van de aanvrager als lid gedurende de periode van één jaar na aanvang van het lidmaatschap van het kandidaat-lid op te treden als mentor.

Stemgerechtigde leden kunnen in enig jaar voor niet meer dan vijf aanvragers van het lidmaatschap als referent optreden en voor niet meer dan één aanvrager als hoofdreferent. Mogelijk wordt eerstgenoemd aantal in de toekomst verder beperkt. Het is praktijk dat bestuursleden niet als referent optreden.

Referenten dienen zich er zelf van te vergewissen of zij kwalificeren als referent. In geval van twijfel kunnen zij contact opnemen met het Secretariaat.

Vrijgesteld van het opgeven van referenten

Iedere aanvrager van het lidmaatschap wordt gevraagd om referenten op te geven, dus ook echtgenoten en partners van leden die een aanvraag doen. Vrijgesteld zijn alleen kinderen van leden (in de leeftijd tot 26 jaar) en oud-leden. Hetzelfde geldt in beginsel voor ‘Aangeslotenen’ als bedoeld in de statuten.

Voorhangen

Conform het bepaalde in het huishoudelijk reglement worden de namen van de geselecteerde kandidaat-leden bekend gemaakt aan de leden en gedurende veertien dagen opgehangen in het clubhuis. Gedurende die periode hebben stemgerechtigde leden de gelegenheid schriftelijk eventuele bezwaren kenbaar te maken aan het Bestuur.

Opnieuw aanvragen

Aanvragers wier aanvraag niet is gehonoreerd zijn vrij een volgend jaar opnieuw een aanvraag in te dienen. De hierboven beschreven procedure geldt onverkort, met dien verstande dat, tenzij het Bestuur (in het algemeen of in een bepaald geval) anders kenbaar maakt, de eerder ingediende motivatiebrief en referentenvragenformulieren niet opnieuw behoeven te worden ingediend. Een nieuw, compleet ingevuld aanvraagformulier is dus wel nodig, inclusief daarop de gegevens van de gekozen referenten. De aanvrager dient zich er vooraf van te vergewissen of de leden die eerder als referent optraden daartoe weer bereid en beschikbaar zijn. Indien dat niet het geval is of indien een referent niet meer als zodanig kwalificeert, dient een nieuwe referent te worden gekozen die tijdig op de aangegeven wijze een vragenformulier voor referenten dient in te sturen.

Voor referenten geldt in het algemeen dat het hen vrijstaat een eerder ingestuurd vragenformulier voor referenten te vervangen door een nieuw ingevuld formulier (mits tijdig ingediend). In voorkomend geval dienen zij daartoe contact op te nemen met het Secretariaat, dat dan opnieuw per email een link zal toesturen.

Tarieven

Voor 2021 zijn de tarieven van het eenmalige entreegeld en de contributie voor gewone leden vastgesteld op € 4.680 respectievelijk € 1.320. Voor gewone leden in de leeftijd tot 40 jaar is een regeling voor gespreide betaling van het entreegeld mogelijk. In het geval van de categorie jongere leden (11-25 jaar) zijn deze bedragen € 2.640 respectievelijk € 370 en wordt het entreegeld in termijnen betaald vanaf aanvang lidmaatschap tot en met het jaar waarin het lid 26 jaar wordt.

Contact

Eventuele vragen kunnen, bij voorkeur per email, worden gericht aan:

Hilversumsche Golf Club
t.a.v. het secretariaat
Soestdijkerstraatweg 172
1213 XJ Hilversum

Telefoon 035 685 7060, keuze 6
secretariaat@hilversumschegolfclub.nl

Mei 2021