Hilversumsche Golf Club

Procedure voor het aanvragen van het lidmaatschap
Inleiding

De Hilversumsche Golf Club mag zich verheugen in een grote belangstelling voor het lidmaatschap. Jaarlijks ontvangt de club méér aanvragen dan het aantal plaatsen dat beschikbaar komt. Alle aanvragen worden zorgvuldig gewogen, maar er moet een selectie worden toegepast. Het in behandeling nemen van een aanvraag impliceert dan ook geen enkele toezegging dat de aanvraag voor honorering in aanmerking zal kunnen komen.

Met ingang van 2020 is de procedure voor het aanvragen van het lidmaatschap van de Hilversumsche Golf Club gewijzigd. Voortaan kunnen gegadigden gedurende een bepaalde periode van het jaar een aanvraag indienen voor het lidmaatschap. Zij dienen er zelf voor te zorgen dat alle gevraagde informatie en formulieren tijdig voor het verstrijken van de inschrijfperiode bij het secretariaat zijn ingeleverd. Na afloop van de inschrijfperiode beoordeelt het bestuur de aanvragen en maakt daaruit een keuze mede aan de hand van het beschikbare aantal plaatsen binnen de geldende numerus fixus. Vervolgens krijgen alle aanvragers bericht. Het staat aanvragers wier aanvraag niet is gehonoreerd, die daarmee automatisch is komen te vervallen, vrij in een volgend jaar opnieuw een aanvraag in te dienen. Er is uitdrukkelijk geen sprake van een wachtlijst.

Hieronder zal de procedure in detail worden besproken.

Inschrijfperiode

Jaarlijks kunnen aanvragen voor het lidmaatschap worden ingediend van 1 januari tot en met 30 juni. Aanvragen die bij het verstrijken van de inschrijfperiode niet compleet zijn worden ter zijde gelegd.

Benodigde documenten

Een aanvraag omvat de volgende documenten:

  1. Motivatiebrief, gericht aan het bestuur
  2. Aanvraagformulier KLIK HIER
  3. Pasfoto
  4. Referentenvragenformulieren (vijf in getal) KLIK HIER

Motivatiebrief

Hierin kan de aanvrager aan het bestuur toelichten waarom hij of zij lid wil worden van de Hilversumsche Golf Club. Daarin kan onder meer worden vermeld welke banden er bestaan of bestaan hebben tussen de aanvrager of zijn of haar familie met de club of haar leden. Daarnaast kan andere informatie worden verstrekt die naar de mening van de aanvrager relevant kan zijn voor de beoordeling van de aanvraag en die niet reeds in het aanvraagformulier aan de orde komt, zoals bijzondere activiteiten of ervaring binnen de golfsport of op bestuurlijk of vrijwilligersterrein, of nadere informatie over gezinssituatie, opleiding, functie en werkzame leven.

Aanvraagformulier

Op dit formulier worden naast persoonlijke gegevens ook de namen van de door de aanvrager uitgenodigde referenten vermeld. Ten blijke dat de referenten bereid zijn als zodanig op te treden dienen zij daarop hun handtekening te plaatsen.

Referenten

De aanvrager dient vijf referenten op te geven. Ingevolge het huishoudelijk reglement dienen de voorsteller/hoofdreferent en de mede-ondertekenaars/referenten tenminste vijf jaar stemgerechtigd lid te zijn van de Hilversumsche Golf Club om als referent te kunnen optreden. De hoofdreferent wordt geacht bereid te zijn om bij toelating van de aanvrager als lid gedurende de periode van één jaar na aanvang van het lidmaatschap van het kandidaat-lid op te treden als mentor.

Stemgerechtigde leden kunnen in enig jaar voor niet meer dan vijf aanvragers van het lidmaatschap als referent optreden en voor niet meer dan één aanvrager als hoofdreferent. Het is praktijk dat bestuursleden niet als referent optreden.

Referenten dienen zich er zelf van te vergewissen of zij kwalificeren als referent. In geval van twijfel kunnen zij contact opnemen met het secretariaat.

Vrijgesteld van het opgeven van referenten

Anders dan in het verleden wordt in beginsel iedere aanvrager van het lidmaatschap gevraagd om referenten op te geven, dus ook echtgenoten en partners van leden die een aanvraag doen. Vrijgesteld zijn alleen kinderen van leden (in de leeftijd tot 26 jaar) en oud-leden. Hetzelfde geldt in beginsel voor ‘Aangeslotenen’ als bedoeld in de statuten.

Referentenvragenformulier

De referentenvragenformulieren dienen door de leden/referenten zo volledig mogelijk te worden ingevuld. Na invulling kunnen deze door de aanvrager tezamen met het aanvraagformulier en andere benodigde documenten worden ingediend. Referenten kunnen desgewenst hun referentenvragen-formulier na invulling en ondertekening ook rechtstreeks bij het secretariaat indienen.

Let op: inlevering van een referentenvragenformulier na afloop van de inschrijfperiode heeft tot gevolg dat de desbetreffende aanvraag incompleet is en terzijde wordt gelegd.

Beoordeling en selectie

Na het verstrijken van de inschrijfperiode beoordeelt het bestuur de aanvragen. Het bestuur kan aanvragers uitnodigen voor een vrijblijvend gesprek en nadere informatie inwinnen bij referenten en andere leden. Het bestuur maakt uiteindelijk een keuze uit de ingediende en compleet bevonden aanvragen, mede aan de hand van het aantal beschikbare plaatsen binnen de geldende numerus fixus. Er dient rekening mee te worden gehouden dat dit in de regel gebeurt na de uiterste datum waarvoor leden van de Hilversumsche Golf Club hun lidmaatschap kunnen opzeggen (op dit moment 1 november).

Voorhangen

Conform het bepaalde in het huishoudelijk reglement worden de namen van de geselecteerde kandidaat-leden bekend gemaakt aan de leden en gedurende veertien dagen opgehangen in het clubhuis. Gedurende die periode hebben stemgerechtigde leden de gelegenheid schriftelijk eventuele bezwaren kenbaar te maken aan het bestuur.

Bericht over wel of niet toelating tot het lidmaatschap

Na definitief besluit van het bestuur worden alle aanvragers van het lidmaatschap uiterlijk medio december geïnformeerd of hun aanvraag wel of niet is gehonoreerd. Indien dat niet het geval is, komt daarmee de aanvraag van de aanvrager automatisch te vervallen.

Opnieuw aanvragen

Aanvragers wier aanvraag niet is gehonoreerd zijn vrij een volgend jaar opnieuw een aanvraag in te dienen. De hierboven beschreven procedure geldt onverkort, met dien verstande dat tenzij het bestuur (in het algemeen of in een bepaald geval) anders beslist de eerder ingediende pasfoto, motivatiebrief en referentenvragenformulieren niet opnieuw behoeven te worden ingediend. Een nieuw, compleet ingevuld en ondertekend aanvraagformulier is dus wel nodig, inclusief daarop de namen en handtekeningen van de gekozen referenten. Indien een referent niet meer beschikbaar is of niet meer kwalificeert als referent, dient een nieuwe referent te worden gekozen die tijdig op de aangegeven wijze een referentenvragenformulier dient in te leveren.

De vorige alinea geldt ook voor aanvragers wier aanvragen in 2019 niet zijn gehonoreerd. Zij zullen dus in ieder geval een nieuw aanvraagformulier moeten indienen, inclusief namen en handtekeningen van de referenten.

Voor referenten geldt in het algemeen dat het hen vrijstaat een eerder ingeleverd referentenvragenformulier te vervangen door een nieuw ingevuld formulier (mits tijdig ingediend).

Tarieven

Voor 2020 zijn de tarieven van het eenmalige entreegeld en de contributie voor gewone leden vastgesteld op € 4.680 respectievelijk € 1.245. Voor gewone leden in de leeftijd tot 40 jaar is een regeling voor gespreide betaling van het entreegeld mogelijk. In het geval van de categorie jongere leden (11-25 jaar) zijn deze bedragen € 3.100 respectievelijk € 365 en wordt het entreegeld in termijnen betaald vanaf aanvang lidmaatschap tot en met het jaar waarin het lid 26 jaar wordt.

Belangrijke data

  • Aanvragen en de bijbehorende documenten moeten uiterlijk op 30 juni op het secretariaat zijn ontvangen. Hetzelfde geldt voor eventueel rechtstreeks ingediende referentenvragenformulieren.
  • Bericht omtrent al dan niet toelating uiterlijk medio december.

Contact

Alle benodigde documenten en informatie kunnen worden gestuurd aan secretariaat@hilversumschegolfclub.nl of worden afgegeven bij of per post gestuurd aan:

Hilversumsche Golf Club
t.a.v. het secretariaat
Soestdijkerstraatweg 172
1213 XJ Hilversum

Telefoon 035 685 7060, keuze 6

Ontvangstbevestiging en vragen

Het secretariaat zal na ontvangst van een aanvraag de aanvrager een bevestiging sturen.

In geval van vragen naar aanleiding van deze procedure, kan contact op worden genomen met de clubmanager, mevrouw Ria van den Hengel-Smink, via clubmanager@hilversumschegolfclub.nl of telefonisch 035-685 70 60, keuze 6 (bij voorkeur op dinsdag, woensdag of donderdag tussen 10.00 en 16.00 uur).

*Privacy policy