Aannameprocedure nieuwe leden voor intreding per 1 januari 2024
Binnenkort openen wij de aannameprocedure voor kandidaten die lid willen worden per 1 januari 2024. 

Aannameprocedure per 2024
Vanaf 1 april tot 18 juni 2023 is het mogelijk om de aanvraag voor het lidmaatschap te starten. Kandidaten sturen zelf een verzoek naar secretariaat@hilversumschegolfclub.nl. Zij ontvangen dan de benodigde informatie en een link om hun digitale kandidatuur te starten. De aanvraag dient voor 1 juli 2023 volledig te zijn afgerond, anders wordt deze niet in behandeling genomen.

Lidmaatschapsvormen
De Hilversumsche Golf Club kent diverse lidmaatschapsvormen, zoals geregeld in de statuten (art. 3) en het huishoudelijk reglement (art. 1). 
Overzicht lidmaatschapsvormen met tarieven 2023

Categorieën aanvragers
In het kader van het lidmaatschapsaanvraagproces onderscheiden wij verschillende categorieën:
Overzicht categorieën 2024

Aanvraagprocedure
Aanvraagprocedure voor 2024 & privacy policy

Enkele aandachtspunten:

• Aanvraagperiode: aanvragen kunnen gedurende een bepaalde periode van het jaar worden ingediend, namelijk van 1 april t/m 30 juni 2023.
• Opzeggen lidmaatschap: dit dient vóór 1 november 2023 schriftelijk te geschieden aan het Secretariaat.
• Voorhangen: de namen van kandidaat-leden die door het Bestuur uit de aanvragen zijn geselecteerd worden aan het eind van het jaar aan de leden gecommuniceerd en op het mededelingenbord bekend gemaakt. Stemgerechtigde leden hebben gedurende veertien dagen gelegenheid bij het Bestuur bezwaar te maken.
• Ingangsdatum: het lidmaatschap loopt per kalenderjaar. In bijzondere gevallen kan het Bestuur voorstellen het lidmaatschap van een kandidaat gewoon lid of jongere lid of een Aangeslotene op 1 juli te laten ingaan. Voor mini’s en AJL’s geldt dat hun lidmaatschap in principe gedurende het gehele jaar kan aanvangen, mits er plaats is.
• Geen wachtlijst: er is uitdrukkelijk geen sprake van een wachtlijst. Het Bestuur maakt jaarlijks een selectie uit het gehele bestand van aanvragen, ongeacht hoe vaak een gegadigde al in eerdere jaren een aanvraag heeft ingediend.
• Numerus fixus: de numerus fixus is door de ledenvergadering vastgesteld op 950. Dit betreft het totaal aantal gewone en jongere leden (niet zijnde AJL – aspirant jongere lid). Aangeslotenen vallen hier dus buiten. Het betreft een maximum. Het is aan de discretie van het Bestuur te beslissen in hoeverre opengevallen plaatsen binnen de numerus fixus weer worden opgevuld.

Referenten

• Vereisten: alleen stemgerechtigde leden (niet zijnde lid van het Bestuur) die tenminste vijf jaar aaneengesloten lid zijn kunnen als referent optreden.   
• Maximum aantal aspirant-leden per referent: met ingang van 2022 geldt maximaal 2 aspirant-leden per referent. Er kan niet verwezen worden naar ooit eerder ingediende formulieren. Alles moet compleet digitaal opnieuw worden ingediend.
• Hoofdreferent en mentorschap: de hoofdreferent wordt geacht bereid te zijn bij toelating van het desbetreffende aspirant-lid voor hem of haar als mentor op te treden. Zie hieronder. In verband hiermee is het gewenst voor niet meer dan één aspirant-lid als hoofdreferent te fungeren.
• Referentenvragenformulier: dit kan uitsluitend digitaal worden ingevuld en ingestuurd. De aanvrager vult de namen van de door hem of haar gevraagde referenten in op het (digitale) aanvraagformulier. Na controle van de gegevens stuurt het Secretariaat aan de referenten een email met een link naar het vragenformulier. De door de referenten verschafte informatie is voor het Bestuur van groot belang bij de beoordeling en weging van de diverse aanvragen.
• Wees selectief en kritisch: leden wordt verzocht selectief en kritisch te zijn bij het accepteren van het referentschap en het invullen van het referentenvragenformulier, in de wetenschap dat er jaarlijks veel meer aanvragen voor het lidmaatschap zijn dan beschikbare plaatsen binnen de numerus fixus.

Selectie
Het Bestuur beoordeelt jaarlijks het gehele bestand en maakt een relatieve weging van alle aspirant-leden in het bestand. Het maken van een selectie uit het jaarlijkse bestand van aspirant-leden is geen exacte wetenschap. Het is geen kwestie van het afvinken van een aantal criteria. Er wordt gekeken naar alle relevante aspecten, zoals inhoud van de ingevulde referentenvragenformulieren; de vraag “past de kandidaat in de Club?”; demografie van het ledenbestand (leeftijdscategorieën; verhouding m/v), variëteit; golfvaardigheid; en “wat kan de kandidaat bijdragen aan de Club?”.  

Vanuit de beoordeling van de aspirant-leden op de longlist wordt zo gekomen tot een shortlist die wordt gehanteerd bij het invullen van de beschikbare plaatsen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds de hierboven genoemde categorieën 1 t/m 6 (echtgenoten en partners van leden, kinderen van leden, oud-leden en terugkerende foreign members) die allen een zekere mate van voorrang hebben ten opzichte van de categorie 7 (tevens steevast de grootste categorie: aanvragers “van buiten”). Jaarlijks stelt het Bestuur aan de hand van de aantallen aanvragen en beschikbare plaatsen in de numerus fixus vast hoeveel plaatsen aan de eerste groep worden gealloceerd en hoeveel aan de aanvragen van buiten.

De rol van de hoofdreferent – mentor en sponsor
In het huishoudelijk reglement wordt de hoofdreferent “mentor” genoemd, zonder dat nader wordt aangeduid wat de taak als mentor precies inhoudt. Iedereen zal begrijpen dat hiermee wordt bedoeld dat de mentor zorgt dat het nieuwe lid zijn of haar weg vindt binnen de Club, kennis maakt met de caddiemasters, de dames van het Secretariaat, het horeca team en zo mogelijk de huismeester en de greenkeepers. Daarnaast bevordert de mentor dat het lid bekend is met de commissies, de golfregels en de regels en gebruiken binnen de Club. Kortom, de mentor voelt zich er verantwoordelijk voor dat zijn of haar kandidaat zich snel thuis voelt binnen de Club en op de hoogte is van de do’s and don’ts. Daarnaast ziet het Bestuur ook een rol voor de hoofdreferent om de aanvrager waar nodig assistentie te verlenen tijdens de aanvraagprocedure. Hoofdreferent zijn houdt ook in het zijn van sponsor en contactpersoon voor het Bestuur of het Secretariaat met betrekking tot de aanvrager. In het licht hiervan kan het Bestuur een beroep doen op de hoofdreferent wanneer de aanvraag of eventuele reacties daarop daartoe aanleiding geven.