Inleiding

In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe de Hilversumsche Golf Club (“HGC”, de “Club”, “wij” of “ons”) omgaat met uw persoonsgegevens. Dit gebeurt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Doeleinden en rechtvaardiging van de gegevensverwerking

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt met het oog op het goed kunnen functioneren van de organisatie van HGC en het kunnen uitoefenen van onze activiteiten als golfclub. Dit belang van de HGC rechtvaardigt de verwerking voor zover hieraan geen uitdrukkelijk gegeven toestemming van de betrokkenen ten grondslag ligt of de verwerking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.

In het geval van de leden gaat het hierbij vooral om de ledenadministratie, de financiële (waaronder contributie-) administratie, het kunnen communiceren met de leden, het gebruikmaken door leden van de horeca en andere faciliteiten van de Club, het voorbereiden en houden van algemene vergaderingen en de organisatie van wedstrijden en andere evenementen door HGC. Voorts kunnen beperkte gegevens worden bewaard ter archivering voor historische doeleinden en in het bijzonder ten behoeve van de geschiedschrijving van de vereniging en het maken van gedenkboeken.

In het geval van aanvragers van het lidmaatschap gaat het om het verschaffen van benodigde informatie aan de Club en de communicatie met aanvragers en leden in het kader van de procedure voor het aanvragen van het lidmaatschap en in het bijzonder ten behoeve van de beoordeling van de aanvragen.

In het geval van medewerkers van HGC gaat het om personeels- en salarisadministratie.

In het geval van gasten, leveranciers, contractanten en andere belangstellenden die onze website bezoeken gaat het vooral om het verschaffen van informatie door – en het kunnen communiceren met – derden die de Club willen bezoeken of anderszins contact met ons zoeken. In het geval van bezoekende golfers (niet-leden) worden gegevens geregistreerd ten behoeve van de uitvoering van de geldende bezoekersregeling en de veiligheid.

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website en om de werking van de website te verbeteren. De gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt anders dan aan de desbetreffende ICT-dienstverlener voor het beheer en ondersteuning van de website (onder toepassing van gebruikelijke geheimhoudingsverplichtingen). 

Welke persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn in het algemeen naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), emailadres en bankrekening.

In het geval van leden omvat dit ook lidcode, geboortedatum, geslacht, golfhandicapgegevens, pasfoto en datum van aanvang en datum en reden van beëindiging van het lidmaatschap.

Bij gasten die gebruik maken van de baan verwerken wij gegevens zoals naam, NGF-nummer, golfhandicap, contactgegevens en speeldata.

In het geval van aanvragers van het lidmaatschap omvatten de gegevens ook leeftijd, geslacht, lidmaatschap bij andere golfclubs en –banen, optioneel opleiding, beroep of functie en gezinssituatie, alsmede de door referenten en andere leden verstrekte informatie.

In het geval van medewerkers gaat het om datum en plaats van geboorte, opleiding, eerdere functies en gezinssituatie.

Foto’s van leden, gasten en medewerkers kunnen worden geplaatst in het clubblad Fore en in de nieuwsbrief, alsmede in het afgesloten ledengedeelte van de website van de Club. Waar in het geval van minderjarigen tot 16 jaar toestemming van ouders of voogd is vereist zal plaatsing van foto’s alleen geschieden wanneer die toestemming is verleend.

In de ledenlijst in het afgesloten ledengedeelte van de website worden van leden en donateurs de naam, lidcode, geslacht, telefoonnummer(s), emailadres, pasfoto en – in het geval van leden – actuele golfhandicap opgenomen. Indien leden of donateurs bezwaar hebben tegen opname van telefoonnummers of pasfoto in de ledenlijst, worden deze verwijderd.

Delen van persoonsgegevens

De HGC kan persoonsgegevens van leden, en waar nodig van andere betrokkenen, delen met de Nederlandse Golf Federatie. Zeer beperkte gegevens worden gedeeld met de pachter van de horeca van de Club (namelijk naam, lidcode en foto), de professionals (naam, telefoonnummer en e-mailadres) en de exploitant van de op de HGC aanwezige golfshop (naam en lidcode), evenals andere partijen ten aanzien van wie dit voor de uitvoering van de activiteiten van de Club (bijvoorbeeld bij evenementen) nodig is. Zo verstrekken wij persoonsgegevens aan derden ten behoeve van het gebruik van golfbaan-software, handicapregistratie, financiële administratie en controle en verzending van het clubblad Fore. Waar dit is vereist, geschiedt een en ander uitsluitend na algemene goedkeuring door de algemene vergadering dan wel na uitdrukkelijke individuele toestemming van de betrokkenen. Door het Secretariaat kunnen mailings worden gestuurd aan de leden met betrekking tot de horeca of de golfshop of andere onderwerpen. Deze bevatten de mogelijkheid zich voor deze mailings af te melden. Alle medewerkers en exploitanten hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

Bewaren van persoonsgegevens

De aan HGC verstrekte (en waar van toepassing, geactualiseerde) persoonsgegevens worden bewaard en opgeslagen voor zolang de gegevens nodig of relevant zijn voor de hierboven beschreven doeleinden, voor zover het bewaren niet berust op een wettelijke verplichting.

In het geval van leden geldt dit in elk geval zolang het lidmaatschap voortduurt en tot twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Voorts worden beperkte gegevens van leden, zoals naam, geboortejaar alsmede foto’s, bewaard in het kader van archivering voor historische doeleinden en in het bijzonder ten behoeve van de geschiedschrijving van de vereniging en het maken van gedenkboeken.

In het geval van niet-geselecteerde aanvragers van het lidmaatschap worden de verstrekte gegevens bewaard gedurende drie jaar na het jaar van de laatste aanvraag.

In het geval van bezoekende golfers (niet-leden) worden gegevens gedurende een jaar bewaard.

Ten behoeve van de veiligheid in en rond de gebouwen worden camera’s ingezet. De beelden worden gedurende een beperkte tijd bewaard.

Beveiliging van persoonsgegevens

De HGC beschermt de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen met het doel het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging zo klein mogelijk te maken.

Rechten van betrokkenen

Met betrekking tot hun persoonsgegevens hebben betrokkenen de rechten die de wet hen toekent, waaronder het recht om inzage, rectificatie of het wissen van persoonsgegevens te vragen, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Indien de verwerking van gegevens berust op een verleende toestemming kan de betrokkene die toestemming te allen tijde intrekken. Betrokkenen hebben ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl).

Contactgegevens

U kunt vragen en verzoeken betreffende de verwerking van persoonsgegevens richten aan:

Hilversumsche Golf Club
T.a.v. Clubmanager
Soestdijkersstraatweg 172
1213 XJ Hilversum
clubmanager@hilversumschegolfclub.nl

Versiedatum: 3 februari 2020