Inleiding

In deze privacy verklaring wordt beschreven hoe de Hilversumsche Golf Club (“HGC”, de “Club”, “wij” of “ons”) omgaat met uw persoonsgegevens. Dit gebeurt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Doeleinden en rechtvaardiging van de gegevensverwerking
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt met het oog op het goed kunnen functioneren van de organisatie van HGC en het kunnen uitoefenen van onze activiteiten als golf club. Dit belang van de HGC rechtvaardigt de verwerking voor zover hieraan geen uitdrukkelijk gegeven toestemming van de betrokkenen ten grondslag ligt of de verwerking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.

In het geval van de leden gaat het hierbij vooral om de ledenadministratie, de financiële (waaronder contributie-) administratie, het kunnen communiceren met de leden, het gebruikmaken door leden van de horeca en andere faciliteiten van de Club, het voorbereiden en houden van algemene vergaderingen en de organisatie van wedstrijden en andere evenementen door HGC.

In het geval van kandidaat-leden gaat het om het verschaffen van benodigde informatie aan de Club en de communicatie met kandidaat-leden en leden in het kader van de procedure voor het aanvragen van het lidmaatschap.

In het geval van medewerkers van HGC gaat het om personeels- en salarisadministratie.

In het geval van gasten, leveranciers, contractanten en andere belangstellenden die onze website bezoeken gaat het vooral om het verschaffen van informatie door – en het kunnen communiceren met – derden die de Club willen bezoeken of anderszins contact met ons zoeken.

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website en om de werking van de website te verbeteren. De gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt anders dan aan de desbetreffende ICT dienstverlener voor het beheer en ondersteuning van de website (onder toepassing van gebruikelijke geheimhoudingsverplichtingen).

Welke persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die wij verwerken zijn in het algemeen naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), emailadres en bankrekening. In het geval van leden omvat dit ook lidcode, geboortedatum, geslacht, golfhandicapgegevens, pasfoto en data van aanvang en beëindiging van het lidmaatschap. Bij gasten die gebruik maken van de baan verwerken wij ook handicapgegevens. In het geval van kandidaat-leden omvatten de gegevens ook leeftijd, geslacht, opleiding, beroep of functie, gezinssituatie en lidmaatschap bij andere golfclubs en -banen; en in het geval van medewerkers datum en plaats van geboorte, opleiding, eerdere functies en gezinssituatie.

Delen van persoonsgegevens
De HGC kan persoonsgegevens van leden, en waar nodig van andere betrokkenen, delen met de Nederlandse Golf Federatie. Zeer beperkte gegevens worden gedeeld met de pachter van de horeca van de Club (namelijk naam, lidcode en foto) en de exploitant van de op de HGC aanwezige golf shop (naam en lidcode), evenals andere partijen ten aanzien van wie dit voor de uitvoering van de activiteiten van de Club (bijvoorbeeld bij evenementen) nodig is. Zo verstrekken wij persoonsgegevens aan derden ten behoeve van het gebruik van golfbaan-software, handicapregistratie, financiële administratie en controle en verzending van het clubblad Fore. Waar dit is vereist, geschiedt een en ander uitsluitend na algemene goedkeuring door de algemene vergadering dan wel na uitdrukkelijke individuele toestemming van de betrokkenen.

Bewaren van persoonsgegevens
De aan HGC verstrekte (en waar van toepassing, geactualiseerde) persoonsgegevens worden bewaard en opgeslagen voor zolang de gegevens nodig of relevant zijn voor de hierboven beschreven doeleinden (in het geval van leden, in elk geval zolang het lidmaatschap voortduurt), voor zover het bewaren niet berust op een wettelijke verplichting. Voorts kunnen gegevens worden bewaard in het kader van archivering voor historische doeleinden en de uitvoering van het leden-toelatingsbeleid.

Beveiliging van persoonsgegevens
De HGC beschermt de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen met het doel het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging zo klein mogelijk te maken.

Rechten van betrokkenen
Met betrekking tot hun persoonsgegevens hebben betrokkenen de rechten die de wet hen toekent, waaronder het recht om inzage, rectificatie of het wissen van persoonsgegevens te vragen, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Betrokkenen hebben ook het recht een klacht in te dienen bij de desbetreffende toezichthouder.

Contactgegevens

U kunt vragen en verzoeken betreffende de verwerking van persoonsgegevens richten aan:
Hilversumsche Golf Club
T.a.v. Clubmanager
Soestdijkersstraatweg 172
1213 XJ Hilversum
clubmanager@hilversumschegolfclub.nl

23 mei 2018